وبلاگ

در زمانی که شرایط کسب و کار و فناوری به سرعت تغییر می‌کند سازمان‌ها چگونه می‌توانند زیرساخت فناوری اطلاعات را توسعه دهند که اهداف انها را پشتیبانی نمایند؟ ایجاد زیرساخت فناوری اطلاعات برای بنگاه‌های دیجیتالی‌، به طور خاص یک فعالیت مشکلی است. بیشتر شرکت‌ها به وسیله سخت افزار‌، نرم‌افزار‌، شبکه‌های مخابراتی و سیستم‌های اطلاعاتی از هم گسیخته و ناسازگار زمین گیر شده‌اند که مانع جریان آزاد اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. روبرو شدن با چالش‌های جدید کسب و کار و فناوری ممکن است نیاز به طراحی دوباره سازمان و بنا کردن زیرساخت فناوری اطلاعات جدید داشته باشد.

چالش اخلاق و امنیت
سازمان‌ها چگونه می‌توانند تضمین کنند که سیستم‌های اطلاعاتی آنها در برابر اخلاق و جامعه پاسخگو هستند؟ یکی از چالش‌های اصلی مدیریت عبارت است از تصمیم گیری‌های آگاهانه‌ای که به پیامدهای منفی سیستم‌های اطلاعاتی و نیز پیامدهای مثبت آن حساس باشد. امروزه تهدید نفوذ غیرقانونی یا مزاحمت برای سیستم‌های اطلاعاتی هیچ گاه به این شدت نبوده است. سیستم‌های اطلاعاتی آنقدر برای کسب و کار، دولت و زندگی روزمره ضروری هستند که سازمان‌ها باید قدم‌های ویژه‌ای را برای تضمین امنیت و صحت و قابل اطمینان بودن آنها بردارند. سیستم‌های اطلاعاتی باید طوری طراحی شوند که امن باشند‌، عملکرد مطلوبی داشته باشند و انسان‌ها بتوانند فرایند آن را کنترل کنند(لادن و لادن، ۱۳۸۴ ).
انواع سیستم‌های اطلاعاتی
به طور کلی چهار نوع اصلی سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارد که هر کدام به چهار سطح متفاوت خدمت می‌کنند: سیستم‌های سطح عملیاتی، سیستم‌های سطح دانش، سیستم‌های سطح مدیریت و نهایتاً سیستم‌های سطح استراتژیک. در ادامه به توضیح هر کدام از این سیستم‌ها و سطحی که در آن کاربرد دارد پرداخته شده است(پاینس^[۲۳]،۲۰۰۴).
سیستم‌های سطح عملیاتی
سیستم‌های سطح عملیاتی فعالیت‌های مدیران عملیاتی را از طریق حفظ سوابق فعالیت‌های اولیه و تبادلات سازمان از قبیل رسیدها، سپرده‌های نقدی، لیست حقوق و دستمزد، و جریان مواد خام در سازمان، مورد حمایت قرار می‌دهند. هدف اولیه از این گونه سیستم‌ها در این سطح، پاسخگویی به سوالات روزمره و روتین و همچنین پیگیری جریان تعاملات و تبادلات در سراسر سازمان است.
سیستم‌های گردش کار^[۲۴] ، عملیاتهای نمایندگی و کارگزاری را مورد حمایت قرار می‌دهند. بسیاری از سازمانها در حال توسعه سیستم‌های مدیریت جریان کاری به منظور تسهیل فرایند کنترل جریان کار درون سازمان از طریق بکار گیری نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار هستند. با بکارگیری نرم‌افزارها به منظور ذخیره سازی و انبار اطلاعات به صورت الکترونیکی، سازمان می‌تواند فرایند کاری خود را باز طراحی کند و بسیاری از فعالیت‌های زائد را حذف نماید و همچنین این امکان را برای سازمان فراهم می‌آورد تا سازمان بتواند به صورت کارآمد تری اطلاعات را از یک شخص یا یک مکان به شخص یا مکان دیگری انتقال دهد. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و جریان کار، فرایندهایی از قبیل ارسال اطلاعات و اسناد به نقاط مختلف، برنامه ریزی کارها، و تولید گزارش‌ها را به صورت خودکار در می‌آورد. دو یا چند نفر می‌توانند به صورت همزمان بر اسناد مشابهی کار کنند. به عنوان مثال در فرایند صدور مجوز، کلیه افرادی که باید اسناد را بررسی کنند از قبیل مهندسان، حقوقدانان سازمان و برنامه ریزان می‌توانند به صورت همزمان مدارک را بررسی و بازنگری کنند(پاینس،۲۰۰۴).
به عنوان مثال از سیستم‌های سطح عملیات می‌توان سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها^[۲۵] را نام برد که در خدمت سطح عملیاتی هستند. سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها، سیستم‌های کسب و کار پایه هستند که در خدمت سطح عملیاتی سازمان می‌باشند. یک سیستم پردازش تراکنش، سیستمی رایانه‌ای شده است که تراکنش‌های عادی روزانه را که برای هدایت کسب و کار لازم است، اجرا و ثبت می‌کند (لاودن، ۷۴؛مارتین^[۲۶]،۱۹۹۵). نمونه‌های آن عبارتند از: وارد کردن سفارش فروش، لیست حقوق، نگهداری سوابق کارکنان و حمل و نقل و رزرو بلیط و… .
سیستم‌های سطح دانشی
سیستم‌های سطح دانش، کارگران داده‌ای و دانشی سازمان را مورد حمایت قرار می دهند. هدف سیستم‌های سطح دانش، کمک به سازمانها در تلفیق دانش جدید در درون سازمان و فرایند‌های قدیمی و همچنین کنترل جریان کار‌های اداری و به اصطلاح کاغذ بازی‌های درون سازمان است. سیستم‌های گزارشگری از جمله سیستم هایی هستند که از فعالیت سیستم‌های سطح دانش حمایت می‌کنند. تولید گزارش‌ها از اساسی‌ترین کارکردهای بیشتر سیستم‌های اطلاعاتی است. به عنوان مثال، داده‌های جمعیت شناختی می‌تواند به منظور تکمیل فرم‌های دولتی مورد نیاز مورد استفاده قرار گیرد و همچنین، سیستم مراقبت و نگهداری می‌تواند به منظور تولید گزارش‌ها در مسیر شناسایی افرادی که غیبت از کار بالایی دارند، بکارگرفته شود(پاینس،۲۰۰۴). به عنوان مثال از سیستم‌های این سطح می‌توان سیستم‌های کاردانایی و اداری^[۲۷] را نامبرد. سیستم کاردانایی و سیستم‌های اداری نیازهای اطلاعاتی را در سطح دانایی سازمان تامین می‌کنند. سیستم‌های کاردانایی به کارکنان دانایی کمک می‌کند، در حالیکه سیستم‌های اداری در وهله نخست به کارکنان داده‌ای کمک می‌رسانند، اگرچه به طور گسترده‌ای مورد استفاده کارکنان دانایی هم قرار می‌گیرند(لادن و لادن، ۱۳۸۴).
سیستم‌های سطح مدیریت
سیستم‌های سطح مدیریت به منظور خدمت به نظارت، کنترل، تصمیم گیری و اداره فعالیت‌های مدیران میانی طراحی شده است. سیستم‌های حمایت از تصمیم گیری یکی از انواع سیستم‌های سطح مدیریتی است. این سیستم‌های بر اساس یکسری اطلاعات ساده و گزارشات ساده فعالیت می‌کنند؛ آنها نوعاً به گونه‌ای فعالیت می‌کنند تا بتوانند کاربران نهایی را در تصمیم گیری کمک کنند. برنامه‌ریزی کارهای اجرایی و استخدام از جمله حوزه هایی است که این گونه سیستم‌ها در حمایت از تصمیم گیری می‌توانند مفید باشند. در برنامه ریزی کارهای اجرایی یکی از سوال‌های معمولی که پرسیده می‌شود این است که چند نفر باید برای یک دوره زمانی معین یا یک رویداد خاص برنامه ریزی شده باشند. اگر تغییراتی در حجم کار یا متغیرهای فصلی به خاطر افزایش یا کاهش نیاز به خدکات یا کالا روی دهد، این سیستم ها می تواند الگویی برای میزان نیروی کار مورد نیاز برای هر دوره به ما بدهد. سوالات مشابهی در زمینه و در ارتباط با مباحثی از قبیل جذب و استخدام نیز می‌توان مطرح کرد. اگر انتظار می‌رود که بازنشستگی در سازمان افزایش یابد، چه تعداد از افراد را در سازمان نیاز داریم و چه تعداد را باید استخدام کنیم؟ دیگر موضوعات مدیریت منابع انسانی از قبیل برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مزایا موردهای خوبی هستند که چنین سیستم هایی می‌توانند آنها را یاری دهند(پاینس،۲۰۰۴).
به عنوان نمونه از سیستم‌های سطح مدیریتی می‌توان به سیستم‌های اطلاعات مدیریت^[۲۸] اشاره کرد. همانطور که می‌دانیم واژه سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت بخشی از سیستم‌های اطلاعاتی را مشخص می‌کند که در خدمت وظایف سطح مدیریتی هستند. سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، گزارش‌های مدیریتی و دسترسی آنلاین به عملکرد جاری سازمان و سوابق تاریخی را فراهم می‌کند. جهت گیری سیستم‌های اطلاعات مدیریت، منحصرا به سوی رویدادهای درونی است، نه رویدادهای محیطی و بیرونی. سیستم‌های اطلاعات مدیریت در وهله نخست در خدمت وظایف برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری در سطح مدیریتی است. به طور کلی آنها برای داده‌های خود به سیستم‌های پردازش تراکنش‌ها وابسته هستند. به طور خلاصه، سیستم‌های اطلاعات مدیریت عملیات‌های بنیادی شرکت را تلخیص و گزارش می‌کنند این سیستم‌ها از نظر مفهومی از برنامه‌های سیستم‌های پردازش تراکنش یک سطح بالاتر است و به عملیات روزمره مربوط نمی شود(لادن و لادن،۱۳۸۴).
سیستم‌های سطح استراتژیک
سیستم‌های سطح استراتژیک به مدیران ارشد سازمان که دارای تمایلات استراتژیک و بلند مدت هستند و هم به محیط درون سازمان توجه دارند و هم محیط بیرون، خدمت رسانی می‌کنند و در خدمت این سطح هستند. سیستم‌های حمایت از مدیریت ارشد از جمله سیستم‌های سطح استراتژیک سازمان است. از آنجایی که سیستم‌های حمایت از تصمیم گیری سنتی به سمت مسائل روشن و آشکار جهت گیری دارد، در مقابل سیستم‌های حمایت از تصمیم گیری اطلاعات را از منابع متنوعی به منظور کمک به ارزیابی وسیعتر جمع آوری می‌کند. مدیریت منابع انسانی استراتژیک یکی از همین حوزه‌هاست که نیاز به دید وسیع‌تر و استراتژیک تصمیم‌گیرندگان دارد. دسترسی به اطلاعات دقیق و به موقع می‌تواند دید وسیع تری را برای تصمیم گیرندگان فراهم آورد(پاینس،۲۰۰۴). از نمونه این سیستم‌ها می‌توان به سیستم‌های پشتیبانی تصمیم‌گیری مدیریت عالی^[۲۹] سازمان اشاره کرد که این سیستمها بیشتر در جهت خدمت به مدیران ارشد طراحی شده‌اند و در خدمت سطح راهبردی سازمان است. آنها به تصمیمات غیرعادی می‌پردازند که نیازمند قضاوت، ارزیابی و بصیرت هستند زیرا هیچ رویه‌ی از پیش تعیین شده‌ای ندارند. سیستم‌های پشتیبانی مدیریت عالی از داده‌های بیرونی مانند قوانین مالیاتی یا رقیبان جدید، استفاده می‌کنند. البته اطلاعات خلاصه شده‌ای را نیز از درون سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم پردازش تراکنش، بیرون می‌کشد. آنها داده‌های کلیدی را پالایش، خلاصه و ردیابی می‌کنند و پراهمیت‌ترین این داده‌ها را برای مدیران ارشد نمایش دهند(لادن و لادن،۱۳۸۴).
تاثیر سازمانی فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی
سیستم‌های اطلاعاتی به ابزارهای جامع، تعاملی و آنلاین تبدیل شده‌اند که در لحظه به لحظه عملیات و تصمیم گیری‌های بزرگ سازمان حضور موثر دارند. در خلال دهه گذشته، سیستم‌های اطلاعاتی به صورت اساسی اقتصاد سازمانها را تغییر داده و به میزان زیادی امکان سازماندهی کار را افزایش داده است. بنا براین فناوری اطلاعات درحوزه های زیر می تواند تاثیرگذارباشد.
اثرات اقتصادی
از دیدگاه اقتصادی، فناوری اطلاعات، هم هزینه نسبی سرمایه و هم هزینه اطلاعات را تغییر می‌دهد. فناوری سیستم‌های اطلاعاتی می‌تواند به عنوان عامل تولید در نظر گرفته شود که می‌تواند جایگزین سرمایه و نیروی کار شود. همینطور که هزینه فناوری اطلاعات کاهش و هزینه نیروی کار افزایش می‌یابد، فناوری اطلاعات جایگزین نیروی کار می‌شود. از اینرو، فناوری اطلاعات منجر به کاهش تعداد مدیران میانی و کارکنان دفتری می‌شود. همینطور که هزینه فناوری اطلاعات کاهش می‌یابد، جایگزین سایر اشکال سرمایه همانند ساختمان و ماشین آلات که نسبتا گران باقی مانده اند، نیز می‌شود. از اینرو با گذشت زمان، از مدیران انتظار می‌رود تا سرمایه‌گذاری خود را در فناوری اطلاعات افزایش دهند زیرا این کار موجب کاهش هزینه‌های مرتبط با سایر دارایی‌های سرمایه‌ای می‌شود(لادن و لادن،۱۳۸۸).
فناوری اطلاعات، آشکارا بر هزینه و کیفیت اطلاعات تاثیر می‌گذارد. فناوری اطلاعات با کاهش هزینه‌های مبادله به بنگاهها کمک می‌کند تا اندازه خود را کاهش دهند، هزینه‌های مبادله عبارتند از هزینه هایی که یک سازمان در هنگام خرید چیزهایی که خودش نمی سازد از بازار متحمل می‌شود. مطابق با تئوری هزینه مبادله، همانطور که بنگاهها و افراد در پی صرفه جویی در هزینه‌های تولید می‌باشند، همانطور هم در پی صرفه جویی در هزینه‌های مبادله می‌باشند. فناوری اطلاعات به بنگاهها کمک می‌کند تا هزینه مبادله را کاهش دهند و به جای استفاده از منابع داخلی با تامین کنندگان خارجی قرارداد ببندند.
شکل ۲-۳ نشان می‌دهد که با کاهش هزینه مبادله، اندازه بنگاه (تعداد کارمندان) باید کاسته شود زیرا بستن قرارداد خرید کالا و خدمات از بازار، در مقایسه با تولید همان کالا و خدمات ارزانتر و آسانتر است. اندازه بنگاه حتی اگر درآمد بنگاه افزایش پیدا کند، می‌تواند ثابت باشد یا حتی کاهش یابد. (لادن و لادن، ۱۳۸۸).
بنگاهها به طور سنتی، به منظور کاهش هزینه مبادله، اندازه خود را افزایش دهند. فناوری اطلاعات به طور بالقوه هزینه‌ها را در اندازه مشخصی کاهش داده، منحنی هزینه مبادله را به سمت داخل منتقل میکند و امکان رشد درآمد بدون افزایش اندازه یا رشد درآمد یا کوچک کردن اندازه را فراهم می‌کند. فناوری اطلاعات می‌تواند هزینه مدیریت داخلی را کاهش دهد. مطابق با تئوری نمایندگی، سازمان به عنوان مجموعه‌ای از قراردادها، در دست افرادی است که به جای انسجام سازمانی و پیشینه سازی سود به فکر منافع شخصی خود هستند. یک مدیر(مالک)، عواملی(کارمندانی) را استخدام می‌کند، تا کار را از طرف او انجام دهند. کارمندان، نیاز به نظارت و مدیریت مستمر دارند، زیرا در غیراینصورت، علاقه مند خواهند بود تا به جای منافع مالکان، منافع خودشان را دنبال کنند. با رشد اندازه و عرصه کار بنگاهها، چون مالکان باید تلاش بیشتری را صرف نظارت و مدیریت کارکنان نمایند، هزینه‌های نمایندگی یا هزینه‌های هماهنگی بالا می‌رود.
فناوری اطلاعات با کاهش هزینه‌های مربوط به دستیابی و تحلیل اطلاعات، به سازمان اجازه می‌دهد تا هزینه‌های نمایندگی را کاهش دهد زیرا نظارت بر تعداد بیشتری از کارمندان را برای مدیریت تسهیل می کند. همانطور که اندازه و پیچیدگی یک بنگاه افزایش می‌یابد، به طور سنتی، هزینه نمایندگی بالا می‌رود. فناوری اطلاعات منحنی هزینه نمایندگی را پایین و به سمت راست منتقل می‌کند و به بنگاه اجازه می‌دهد تا در عین حال که هزینه نمایندگی را کاهش می‌دهد، اندازه خود را بزرگ کند. (لادن و لادن، ۱۳۸۸).
اثرات سازمانی و رفتاری
فناوری اطلاعات، سازمان را مسطح می‌کند.
سیستم‌های اطلاعاتی با فراهم آوردن اطلاعات برای مدیران به منظور نظارت تعداد بیشتری از کارگران و با تفویض اختیارات بیشتر به کارکنان سطوح پایینتر در امر تصمیم گیری، می‌توانند تعداد سطوح را در سازمان کاهش دهند.
سازمانهای بزرگ بوروکراتیک قبل از عصر رایانه، اغلب ناکارامد، و در برابر تغییر کند بودند و نسبت به سازمانهای جدید توان رقابتی کمتری داشتند. برخی از این سازمانهای بزرگ، کوچک شده‌اند و تعداد کارمندان و سطوح سلسله مراتب آنها کاهش یافته است. محققان رفتاری، این گونه تئوری پردازی کرده‌اند که تسهیلات فناوری اطلاعات از طریق گسترش توزیع اطلاعات به منظور توانمندسازی کارمندان سطوح پایین و افزایش کارایی مدیریت، سلسله مراتب را کاهش میدهند، فناوری اطلاعات قدرت تصمیم گیری را به سطوح پایین سازمان منتقل می‌کند، زیرا کارمندان سطوح پایین بدون نظارت، اطلاعاتی را که برای تصمیم گیری لازم دارند دریافت می‌کنند. به علاوه، از آنجایی که مدیران نسبت به گذشته اطلاعات دقیقتر و به هنگام تری بدست می‌آورند لذا می‌توانند سریع تصمیم گیری کنند و از اینرو، مدیران کمتری موردنیاز است.
افزایش انعطاف پذیری سازمانها
فناوری اطلاعات به بنگاهها کمک می‌کند تا ساختار انعطاف پذیرتری داشته باشند و توانایی آنها را در درک تغییرات بازار و واکنش به آنها و بهره مند شدن از فرصتهای جدید افزایش می‌دهد. سیستم‌های اطلاعاتی به بنگاههای بزرگ و کوچک کمک می‌کنند تا انعطاف پذیری بیشتری پیدا کرده و بر محدودیت هایی که بواسطه اندازه به آنها تحمیل می‌شود، غلبه کنند. سازمانهای کوچک می‌توانند از سیستم‌های اطلاعاتی به منظور دستیابی به قدرت و توان سازمانهای بزرگتر استفاده کنند. آنها می‌توانند فعالیت‌های هماهنگی از قبیل پردازش پیشنهادات مربوط به مناقصه‌ها و مزایده‌ها و ردگیری موجودی کالا و بسیاری از فعالیت‌های تولیدی را با تعداد محدودی از مدیران، کارکنان دفتری یا کارگران تولیدی انجام دهند.
سازمانهای بزرگ می‌توانند از فناوری اطلاعات به منظور دستیابی به سرعت پاسخگویی سازمانهای کوچک استفاده کنند. یک جنبه از این پدیده، تولید منطبق با نیاز مشتری به صورت انبوه^[۳۰] است. که به معنی توانایی ارائه کالا و خدمات مناسب هر فرد، با بهره گرفتن از همان منابع تولیدی است که برای تولید انبوه^[۳۱] به کار می‌رود. فناوری اطلاعات می‌تواند فرایند تولید را به شکلی منعطف تر سازد تا محصولات به تناسب مجموعه نیازهای منحصر به فرد هر کدام از مشتریان ارائه شود.
کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان
فناوری اطلاعات در سازمانها کاربردهای متنوعی دارد. امروزه بسیاری از فعالیت‌های سازمانی با بهره گرفتن از فناوری‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد. این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنهاست . گسترش بکارگیری فناوری اطلاعات در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فناوری‌های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها، اگر غیرممکن نباشد با دشواری روبرو بوده و سطح کارایی بطور بارزی کاهش می‌یابد. کاربردهای فناوری اطلاعات به نظر اکثر صاحبنظران به دو گونه عمده می‌باشد که عبارتند از:
کاربردهای عملیاتی
کاربردهای اطلاعاتی
هر سازمان با توجه به نوع فعالیت ترکیبی از این دو کار را دارد.
کاربردهای عملیاتی:
استفاده از فناوری اطلاعات در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می‌نامند. تهیه لیست حقوق کارکنان، تهیه فاکتورهای فروشی، پیش بینی موجودی، برنامه ریزی تولید، توزیع و تخصص نیروی کار، هزینه یابی صنعتی، نگهداری و تعمیرات و سایر وظایف تخصصی از جمله زمینه‌های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعاتند.
در سطح کاربرد عملیاتی، فناوری اطلاعات و رایانه موجب گسترش اتوماسیون می‌گردد و در نتیجه این فناوری به انجام امور پیچیده به طرز سریع و اقتصادی کمک می‌کند. در عین حال، کاربرد عملیاتی به یافتن راه های ساده سازی عملیات می‌ انجامد بطوریکه سیستم سازمان کاراتر می‌گردد و از منابع انسانی و ماشین استفاده کارایی به عمل می‌آید(بورلینگیم^[۳۲]،۱۹۶۱).
به طورکلی کاربردهای عملیاتی رایانه چهار نتیجه را بدنبال دارند که عبارتند از:
افزایش بهره وری
افزایش نسبت هزینه اثربخشی از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی
ارائه روش های کنترل فعالیت‌های منابع انسانی
افزایش قدرت رقابت در سازمان در اثر پیشرفت‌های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری ها(زفانه^[۳۳]، ۱۹۹۲).
بکارگیری سیستم‌های رایانه‌ای در سطوح عملیاتی موجب افزایش بهره وری می‌گردد. مدیران اساسا با این انگیزه به سرمایه‌گذاری در فناوری رایانه مبادرت می‌کنند که امکان افزایش تولید (کالا و خدمات) را در مقدار ثابت میسر می‌کند. در یک محیط تولیدی استفاده از وسایل و تجهیزات رایانه‌ای سطح ضایعات را به حداقل رسانده و سطح تولید را بالا می‌برد. همچنین کاهش ساعات کار ماشین و نیروی انسانی نیز که در اثر بکارگیری تجهیزات رایانه‌ای حاصل می‌شود، هزینه را کاهش داده و نسبت هزینه – اثربخشی را افزایش میدهد.
فناوری رایانه موجبات کاهش هزینه‌های متغیر را فراهم کرده است. فناوری اطلاعات از چند جهت هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد(چایلد^[۳۴]،۱۹۸۴). اولا، ورود فناوری رایانه به سازمان، نیاز سازمان به نیروی انسانی را کاهش می‌دهند. طوری که استفاده از ماشین‌های تمام اتوماتیک و رباتها حتی در بعضی موارد نیاز به نیروی انسانی را مرتفع می‌کند. ثانیا، فناوری رایانه و اطلاعات با ایجاد امکان دسترسی سریع اطلاعات دقیق راجع به مواردی مانند سطح موجودی، باعث کاهش هزینه هایی عملیاتی می‌گردد. ثالثا، موجب می‌گردد که سطح ضایعات و زمان لازم برای تولید کاهش یافته و در نتیجه هزینه‌های مربوط نیز کاهش یابند.
گسترش سریع فناوری رایانه برای عملیات منابع انسانی منجر به تغییرات بارزی در کنترل منابع انسانی شده است. امروزه برای کنترل منابع انسانی از سیستم‌های پیشرفته اطلاعات مدیریت منابع انسانی که به شکل نرم‌افزارهای رایانه‌ای موجود است استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها موجب انجام منظم و سیستماتیک وظایف مدیریت منابع انسانی مانند برنامه ریزی منابع انسانی، گزینش و پاداش می‌گردد. همچنین نرم‌افزارهای مزبور مدیریت منابع انسانی را در کنترل عملکرد حضور و غیاب و سنجش میزان فعالیت یاری می‌دهند. رایانه‌ها در این زمینه با فراهم کردن اطلاعات دقیق و مفید امکان انتخاب الگوهای پیشرفته برنامه ریزی و کنترل فعالیت‌های منابع انسانی را می‌دهند. همچنین سیستم‌های رایانه‌ای از طریق کاهش میزان دخالت نیروی انسانی در تولید، سطح کیفیت و اعتماد کالا با خدمات را بالا می‌برد. بطورکلی، کاربرد عملیاتی رایانه و فناوری اطلاعات در سازمان موجب رعایت اصول مدیریت علم در سطح بالا می‌گردد، چرا که ره آورد این کاربرد افزایش تخصصی، کار براساس شایستگی و صلاحیت و انجام دقیق و کارای کارهاست.
کاربرد اطلاعاتی
زمینه دیگر کاربرد فناوری اطلاعاتی، کاربرد اطلاعاتی است. فناوری اطلاعات در ایفای نقش اطلاعاتی، جمع‌ آوری، ذخیره و انتشار اطلاعات را تسهیل می کند. به عبارت دیگر، اگر رایانه و سایر فناوری‌های عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار مکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می‌کنند، در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر هسته‌ای در جمع آوری، انتقال و انتشار عناصر و عوامل اطلاعاتی به شمار می‌روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات براساس اهداف مقررات و استانداردهای سازمانی کمک می کند.
چهار زمینه کاربرد به نقش اطلاعات رایانه در سازمان نسبت داده می‌شود که عبارتند از:
فناوری رایانه به انتشار اطلاعات رسمی در سازمان کمک می‌کند.
فناوری اطلاعات به هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان می‌ انجامد.
کاربرد فناوری اطلاعات منجر به دستیابی به سیستم اطلاعات مدیریت استانداردی می‌گردد.