وبلاگ

مشارکت نزدیک کسب­وکار و فن­آوری اطلاعات،
قابلیت یکپارچه­سازی افراد و سیستم­هایی که در فرآیندهای کسب­وکار شرکت دارند،
توانایی شبیه­سازی فرآیندهای کسب­وکار جهت طراحی بهینه­ترین فرآیندها برای اجرا در سازمان،

قابلیت نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای کسب­وکار در زمان واقعی
قابلیت ایجاد تغییر در فرآیندهای کسب­وکار موجود در زمان واقعی.
۳-۲- معیارهای انتخابBPMS مناسب
شاخص­ های انتخاب شده، براساس چرخه­­ی حیات مدیریت فرایند کسب­وکار، اجزاء مدیریت فرایند کسب­وکار و نظر خبرگان در زمینه­ BPMS، به ۱۴ گروه اصلی طبقه ­بندی شده ­اند. همان­طور که اشاره شد، چرخه­ی حیات BPMS، به ۴ قسمت عمده تقسیم ­بندی می­ شود که به بهبود مستمر فرآیندهای سازمان منتج می­ شود. آن ۴ گروه عبارتند از: مدل­سازی و طراحی، توسعه و استقرار، مدیریت و تعامل، تحلیل و بهینه­سازی. جهت سنجش میزان کارایی نرم­افزار هرکدام از این بخش­ها به چند زیر مجموعه تقسیم می­شوند که برای تعیین شاخص­ های نرم­افزار از آن زیرمجموعه­ها استفاده می­ شود.
برخی از شاخص ­ها به دلیل اهمیتی که در زیرساخت و فن­آوری سیستم دارند، جزء شاخص­ های اصلی محسوب می­شوند که شامل معیارهای فنی و اجرایی هستند و برخی دیگر به دلیل نقش حمایتی جزء شاخص­ های فرعی محسوب می­شوند. اما این موضوع به منزله­ی بی اهمیت بودن و حذف شاخص­ های فرعی نیست، چرا­که در ارزیابی سیستم و نرم­افزار، نقش خاص خود را ایفا می­ کنند. معیارهای اصلی که در چرخه­ی حیات BPMS می­گنجند، عبارتند از: قابلیت مدل­سازی، قابلیت شبیه­سازی، قابلیت پیاده­سازی، تجزیه­وتحلیل فرایند، فن­آوری نرم­افزار، سازگاری نرم­افزار، همکاری فرایند، مدیریت امنیت، مدیریت فرم­ها، پورتال گردش کار، مدیریت و نظارت، بایگانی و گزارشات، قواعد کسب­وکار و معیارهای فرعی شامل تأمین کننده، خدمات و پشتیبانی و سابقه­ محصول می­باشد (شکل ۳-۱).

شکل ۳-۱- شاخص­ های اصلی مدیریت فرایند کسب­وکار [۴۲]
۳-۲-۱- قابلیت مدل­سازی:
فاز اول بسیاری از پروژه­ ها از جمله بهبود فرآیندها، مهندسی مجدد، معماری سازمانی و… با مدل­سازی فرآیندهای وضعیت موجود سازمان آغاز می­گردد. به بصری­سازی توالی فعالیت­های کسب­وکار و اطلاعات مرتبط با آن مدل­سازی فرایند اتلاق می­گردد. هدف از مدل­سازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم به­راحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیل­گران سیستمی، با هدف استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید می‌باشد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند. بنابراین بایستی تجزیه­و تحلیل مناسب جهت ارتقاء سطح سازمان صورت گیرد. تصویر گرافیکی در مدل­سازی باعث سهولت ارتباط و درک مشترک گروه ­های ذی­نفع از فرایند می­ شود. با بهره گرفتن از ابزار مناسب، مدل­ها را می­توان با اطلاعات در مورد مسائل، خطرات، مفروضات، فرصت­ها، و غیره غنی نمود و با عناصر اطلاعات سایر مدل­ها از جمله داده ­ها و نمودار سازمانی، برای تجزیه­وتحلیل دقیق­تر و بهترو گزارش­های گسترده سازمانی ارتباط برقرار کرد. مدل­ها باید به راحتی در دسترس افراد متصدی فرایند قرار گیرند و توسط صاحبان کسب­وکار نگهداری و به­روز­رسانی شوند، چراکه پایه­ای برای پیاده­سازی فرآیندها و بهبود مستمر آن­ها در سازمان محسوب می­شوند. این ابزار به یک مخزن مرکزی جهت سهولت دسترسی و بدون محدودیت الگو­سازان برای کمک به تولید مدل­های صحیح و کامل نیاز دارد [۳۸،۳۹].
در سیستم­های BPMS، لزومی ندارد قبل از استقرار سیستم، مدل مطلوب فرآیندی احصاء شود. با توجه به سرعت تغییر نیازمندی­ها در سازمان تهیه مدل مطلوب، بدون ضمانت اجرایی، مؤثر نخواهد بود. بنابراین می­بایست از روش بهبود مستمر استفاده نمود و پس از مدل­سازی وضعیت موجود و اجرای فرآیندها بر­اساس وضعیت موجود، اقدام به بهبود فرآیندها نمود. هدف از مدل­سازی فرایند کسب­وکار شناسایی و مستند­سازی فعالیت­های جاری و شناسایی و مستند­سازی فعالیت­های وضع مطلوب است. در واقع چالشی است برای تشخیص این مسئله که راه­کارها و فرایند­ها در حال حاضر چگونه انجام می­ شود و برای رسیدن به وضعیت بهینه چه اقداماتی شامل سیستم­های فن­آوری اطلاعات، داده ­ها، آموزش، اختیارات و مسئولیت ­ها، تعاملات و مستند­سازی در اولویت قرار می­گیرند [۴۳].
۳-۲-۱-۱- سطوح متفاوت مدل­سازی فرآیندها:
نقشه­ی فرایند (فلوچارت­های ساده)
توصیف فرایند (فلوچارت به همراه اطلاعات جزئی)
مدل­های فرایند (فلوچارت به همراه اطلاعات کامل که فرایند بتواند تجزیه­وتحلیل، شبیه­سازی و یا اجرا شود.)
BPMN که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می­دهد.

۳-۲-۱-۲- برخی از مهم­ترین مزایای استانداردسازی علائم مورد استفاده در مدل­سازی فرایند به شرح زیر است:
ایجاد تفکر مشترک و گروهی
تسهیل ارتباطات
ایجاد درک متقابل
راهکار دسترسی به کیفیت
راهکار بهبود مستمر
عامل اعتماد و رضایت مشتری
راه­کار تشخیص، پیشگیری و کنترل
کاهش هزینه و ضایعات
۳-۲-۱-۳- افراد درگیر در تیم مدل­سازی فرایند:
کارشناس کسب­وکار: کسی که دانش زیادی درباره فرایند دارد.
صاحب فرایند: فردی که مسئول اجرای کل فرایند است و اصلاحات فرایند را تأیید می­ کند.
مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات­ها و سؤال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم­های درست
کارشناس مدل­سازی: مسئول طراحی مدل فرایند.
مدل­سازی فرآیندها، هدف نهایی پروژه‌های فرایند محور محسوب نمی­ شود، بلکه می‌توان آن­ را یک مرحله گذرا و موقت جهت حرکت به سمت هدف اصلی دانست. هدفی که به­ طور معمول از دو حالت زیر خارج نیست:
بهبود افزایش عملکرد فرآیندها و در طی آن افزایش بهره­وری سازمان
مکانیزاسیون فرآیندهایی که اغلب به­ صورت دستی و سنتی انجام می­شوند.
در این راستا رویکردهای مختلفی پیش روی سازمان قرار می­گیرد. رویکرد اول، این است که در ابتدا تمامی فرآیندهای موجود در سازمان استخراج شده و سپس نسبت به بهبود و یا مکانیزاسیون آن­ها اقدام نمود و رویکرد دیگر، این است که تک به تک، فرآیندهای سازمان را استخراج کرده و به­ صورت تدریجی آن­ها را وارد چرخه­ی BPMS نمود. مدل کردن کلیه­ فرآیندهای سازمان امری زمان‌بر است، به­طوریکه در بسیاری از پروژه­ های مدل­سازی فرایند، در انتهای پروژه (مثلاً بعد از گذشت ۶ ماه)، به دلیل پویایی بالای کسب­وکارهای کنونی و عوامل مختلف تأثیرگذار بر آن­ها (مثل نوسانات ارزی، تغییرات مدیریت، تغییر اسناد بالادستی و…)، تعداد قابل توجهی از فرآیندها تغییر می‌یابند.
بنا به ­دلایل فوق، می‌توان نتیجه گرفت که، ضرورتی ندارد که ابتدا، کلیه­ فرآیندهای سازمان استخراج و حتی بهبود داده شوند و سپس آن­ها را وارد چرخه BPMS نمود، بلکه می‌توان ابتدا با چند نمونه از فرآیندهای اصلی سازمان، مدل­سازی را آغاز کرد. به این صورت که به ازای هریک از فرآیندهای منتخب لازم است مراحل زیر طی شود:

• • مدل­سازی فرآیندهای وضعیت موجود
    • ساخت مدل داده و فرم‌ها
    • تعیین قوانین تجاری
    • تعیین ایفاکنندگان
    • اجرای فرایند
    • بهبود مستمر

البته فاز «بهبود مستمر»، امریست تکرارپذیر که هیچ نقطه انتهایی ندارد. بعد از اجرای فرآیندهای منتخب در سطح سازمان ایجاد مکانیزاسیون و حذف کاغذ توسط پرسنل سازمان، می­توان به­تدریج مدل­سازی را روی فرآیندهای دیگر سازمان آغاز و مراحل فوق را برروی آن­ها تکرار نمود [۴۴].
طبق شاخص­ های جمع­آوری شده در مدل­سازی فرآیندها، معیارهایی از درجه­ اهمیت بیشتری برخوردار هستند، که از جمله­ آن­ها می توان به قابلیت طراحی فرایند، مدل­سازی گردش کار، رویدادها، تعامل با کاربر، تخصیص وظیفه، قوانین کسب­وکار، کنترل­های کسب­وکار، مدل­سازی داده، پشتیبانی از استخراج فرایند،اتصال متغیرهای فرایند، ارتباط فرآیندها، وظایف دستی، سررسیدها، سرعت مدل­سازی، یکپارچگی محیط مدل­سازی و شبیه­سازی و پشتیبانی از دیدگاه­ های مختلف در مدل­سازی، اشاره کرد. جدول ۳-۱ شاخص­ های مدل­سازی فرایند کسب­وکار را نشان می­دهد:
جدول ۳-۱- شاخص­ های مدل­سازی فرایند کسب­وکار