به روز رسانی اطلاعات

اگر اطلاعات جمع آوری شده به روز نشوند،به سرعت منسوخ خواهند شد و ارزششان را از دست می دهند.برای جلوگیری از این امر هر معامله بعدی در خصوص زمین و هر تغییری در آن بایستی ثبت گردد.البته در شرایطی که ضررهای ناشی از طولانی بدون فرایندهای ثبتی و پر هزینه بودن آنها و فرایند کاغذ بازی بیشتر از ضررهای ناشی از مالکیت غیررسمی در دیدجامعه می باشد،صرف الزامی کردن ثبت این تغییرات بوسیله قانون به روز شدن اطلاعات نظام ثبتی را تضمیین نمی کند و سبب نمی شود که مردم جهت ثبت معاملات و تغییرات ایجاد شده اقدام کنند بلکه ایجاد انگیزه برای ثبت این امور امکان به روز رسانی اطلاعات را بیشتر تضمیین می کند.این به روز رسانی اطلاعات در خصوص دو مورد تغییرات بعدی ناشی از انتقال حقوقی هر قطعه زمین(انتقال مالکیت)و تغییرات بعدی در مرزبندی های هر قطعه زمین (ناشی از تقسیم و تجمیع)باید صورت گیرد.

به روز رسانی تغییرات ناشی از انتقال حقوق به موقعیتی می پردازد که حقوق مربوط به قطعه زمین ثبت شده به دیگری منتقل شود. اگر این نظام به درستی عمل کند مالک هر قطعه زمین، شناخته شده است و بر طبق اسناد ارائه شده اطلاعات می تواند به روز شود. معمولا در این نظام ها ثبت اولیه صرفا بعد از کنترل شرایطی خاص به روز می شود. به طور کلی روش های اعمالی برای ثبت این انتقالات، باید ساده باشند و نهادهای بسیاری در آن درگیر نبوده و از لحاظ زمان بندی و هزینه هم مقرون به صرفه باشد.به روز رسانی تغییرات ناشی از مرزهای زمین ؛در این مورد، ثبت های موجود باید به علت تغییرات بعدی در مرزهای زمین در اثر تقسیم یا تجمیع به روز رسانی شوند. اگرچه این مورد نسبت به مورد قبل کمتر معمول است اما از اهمیت زیادی برخوردار است و به تغییر در قسمتی می پردازد که ما می خواهیم آن را به عنوان ویک قطعه و یک پلاک ثبتی در نظر وضعیت جدید دارد. در بیشتر کشورهابرای این نوع تغییرات نیاز به تقاضا و کسب اجازه از  مقامات صالح محلی است. به روز کردن اطلاعات در خصوص  تجمیع نیز لازم است. اصطلاح تجمیع در مواردی به کار می رود که دو یا چند ملک، تبدیل به یک ملک می شوند. یعنی حدود بین آنها از بین می رود.در نتیجه به خوبی دیده می شود که اگر انتقالات و تغییرات بعدی قطعات ثبت شده به طور کامل و موثر پردازش نشوند ثبت زمین ارزش خود را از دست می دهد و به جایی می رسد که به نوعی جمع آوری مجدد حقایق و اطلاعات نیاز است.

فصل دوم.نظام های ثبتی شخصی و عینی

در نظام ثبت شخصی یا ثبت اسناد و قولنامه ها تمرکز روی ثبت مالک و دارنده حق است و بیانگر این نکته است که چه کسی مالک چه چیزی می باشد.در حالی که در نظام ثبت عینی یا ثبت حق مالکیت زمین تمرکز بر ثبت حق مالکیت است و این که  چه چیزی به وسیله چه کسی مورد تملک قرار گرفته است را ارائه می کند. در واقع تفاوت این دو نظام در تقاوت کیفیت اطلاعات نهفته در آنهاست. بدین معنا که در نظام ثبت شخصی اطلاعاتی که مبنای ثبت قرار میگیرد،اطلاعات مربوط به مالک و دارنده حق است.در حالی که در نظام ثبت عینی اطلاعات مبنای ثبت ،اطلاعات مربوط به حق مالکیت موضوع ثبت است نه دارنده آن.

مبحث اول.مفهوم نظام ثبت شخصی

در این نظام مبنا و موضوع اصلی ثبت ،مالک است و ثبت بر اساس نام مالکان انجام میشود،یعنی اقدامات قراردادی هر شخص یا وقایع مالی مربوط به وی و اقدامات قضایی له یا علیه او،در زمینه اموال غیر منقولش،موضوع ثبت و ضبط قرار میگیرد.به سخن دیگر ،با مراجعه به بایگانی های ثبتی و ملاحظه نام شخص معینی میتوان نسبت به اموال غیرمنقول وی اطلاعاتی به دست آورد.در این نظام نسخه ای از مدارک انتقال در اداره عمومی(ادارات ثبت)نگه داشته میشود.نظام ثبت شخصی در واقع عبارت است از ضبط معاملات مربوط به حق و حقوق و نه ضبط خود حق و حقوق(روحی،1380،ص8). نظام مزبور به جلوگیری کردن از معاملات پنهانی کمک می کند.زیرا هر معامله و انتقال حقی که در این نظام صورت میگیرد به نام منتقل الیه آن حق ثبت میگردد.اگرچه در این نظام ،معمولا” طرفین معامله ملزم به ثبت اسناد معاملاتشان نیستند،اما رعایت احتیاط و جلوگیری از خطر،آنها را عملا” ملزم به ثبت میکند.از لحاظ قانونی در صورتی که طرفین معامله،اقدام به ثبت آن نکنند و انتقال دهنده آن حق را مجددا به دیگری منتقل کند،اسناد غیررسمی و ثبت نشده معامله اول در مقابل منتقل الیه با حسن نیت بعدی که اقدام به ثبت حق مورد معامله کرده است،غیر موثر خواهند بود.

1.( حیدروند، 1386،ص 60)

1.( حمیتی واقف، 1382، ص 18 )

2.( حیدروند، 1386،ص 63)

1 .(رازانی،1379،ص28).