وبلاگ

در بررسی جنبه زمانی برنامه ریزی، بایستی با دقت کافی به تفکیک مسائل مربوط به گذشته و آینده توجه نمود. نتایج تصمیمات اتخاذ شده در گذشته مبنای تصمیمات آینده به شمار می روند. بر اساس تجربیات گذشته زمان لازم برای هر یک از پروژه ها تعیین و باید در چارچوب زمانی خود نیز به به انجام برسد. بنابراین می توان نتیجه گرفت بودجه بندی در کل و بودجه زمانی به طور خاص یکی از ابزارهای برنامه ریزی و کنترل بوده که اگر به نحو مطلوبی طراحی گردد منافع متعددی از آن حاصل می شود. حسابرسی نیز از این مقوله خارج نمی باشد. موسسات حسابرسی نیز مانند سایر سازمانها از بودجه و سیستمهای بودجه بندی برای برنامه ریزی و کنترل فعالیت خود استفاده می نمایند. در این حالت بودجه زمانی نقش محوری در سیستمهای کنترل پروژه های حسابرسی ایفا می کند. استفاده از بودجه زمانی در برنامه ریزی و کنترل بسیار رایج و فراگیر می باشد.( مهرانی،۱۳۷۹)

۲-۶-۲)نقش بودجه: بودجه چندین نقش را ایفا می کند :
اول: آنها نتیجه نهایی فرایند برنامه ریزی شرکت هستند. از آنجائیکه بودجه ها نتیجه مباحثات بین اعضای مسئول سازمان هستند، نشانگر توافق عام در مورد اهداف عملیاتی آینده شرکت هستند.
Rananaus kas, 2002))
دوم: آنها برنامه کار شرکت برای عملیات هستند و نشانگر اولویت بندی در تخصیص منابع سازمانی می باشند. بودجه ها نشان می دهند که چگونه واحد های فرعی سازمان برای دستیابی به اهداف کل شرکت فعالیت می کنند. Rananaus kas, 2002))
سوم: آنها به عنوان یک ابزار ارتباطی داخلی عمل می کنند که بخشهای مختلف سازمان را با یکدیگر و با مدیریت ارتباط می دهند. ارتباط بودجه ای از مدیریت ارشد به طرف سطوح پایین تر سازمانی به صورت انتظارات عملکردی و استانداردها و از پایین به بالا به شکل گزارشاتی که حاوی نتایج کار هستند، جاری می شوند. ارتباط افقی بخشها با یکدیگر برای هماهنگی و تسهیل فعالیتهای شرکت صورت می گیرد. ارتباط از بخشها به مدیریت ارشد شامل توضیح عملکرد در رسیدن به هدف بودجه یا انحراف از آن برقرار می شود. Rananaus kas, 2002))
چهارم: بودجه با بیان اهداف به شکل معیارهای عملکردی که قابل محاسبه هستند، به عنوان استانداردهایی برای مقایسه نتایج واقعی محسوب می شوند. این مطلب، اساسی برای ارزیابی عملکرد هزینه و سود مدیران اصلی می باشد Rananaus kas, 2002))
پنجم: آنها به عنوان ابزار کنترلی محسوب می شوند که به مدیریت اجازه می دهند تا نقاط قوت و ضعف محیط سازمان را ارزیابی کند. این موضوع مدیریت را قادر می سازد تا اقدامات اصلاحی مناسب را اجرا کند. Rananaus kas, 2002))
ششم: بودجه تلاش می کند که بر مدیران و کارکنان اثر گذاشته و در آنها برای عملکرد کارا و مؤثر و هماهنگ با اهداف سازمانی ایجاد انگیزه نماید. Rananaus kas, 2002))
۲-۶-۳)مزایای بودجه: بودجه دارای مزایای متعددی است که از آن جمله میتوان به موارد زیراشاره کرد : تثبیت منظم اهداف سازمانی و تعیین استرتژی های واقعی به منظور تحقق هدفهای مزبور در ابعاد زمانی
تطبیق وظایف سازمان یافته با اشخاص معین از طریق تعیین اختیارات و مسئولیت ها
تشخیص و تعیین نیروی انسانی مورد نیاز
اعمال رهبری پویا در اداره امور و به ثمر رساندن برنامه ها
خلق یک محیط مناسب برای انگیزش مثبت افراد. (مهرانی، ۱۳۷۹)
۲-۶-۴)تجزیه و تحلیل کارکردی بودجه:
بر طبق نظریه مرتون فعالیت یا نتیجه یک فعالیت هنگامی کارکردی محسوب می شود که توانایی دستیابی سیستم، برای رسیدن به هدف مطلوب را افزایش دهد و هنگامی غیرکارکردی است که مانع رسیدن به هدف شود. اساساً یک سیستم بودجه مدیریت را قادر می سازد که به طور مؤثر برنامه ریزی، هماهنگی و کنترل و ارزیابی فعالیتها را در یک واحد تجاری انجام دهد. انجام این عمل نتایج آشکار کارکردی بودجه می باشد. هر سیستمی که شامل انگیزش و کنترل نیروی انسانی باشد، جنبه های غیرکارکردی دارد. زیرا به سادگی نمی توان دلیل رفتار انسان را پیش بینی و یا با اطمینان کنترل نمود. (نجاتی غفوری، ۱۳۷۵)
۲-۶-۵)انگیزش: موضوع انگیزش کارکنان بی شک یکی از مهمترین موضوعات برای مدیران است. نیازها، تواناییها، صفات و همچنین ادراکات کارکنان بر چگونگی رفتار تأثیر می گذارد. مدران باید تأثیرات مختلف را شناسایی و از تعامل این تأثیرات با یکدیگر آگاهی یابند. بنابراین رفتار کارکنان از جهات مختلف دارای اهمیت است. تکنیکهای انگیزشی باید افراد را تشویق به پیوستن و ماندن در سازمان کند و موقعیتهایی فراهم کند تا افراد به طریق مطمئن عمل کنند، بیندیشند و از فرصتهای منحصربه فرد بهره برداری کنند.
دومین دلیل توجه به انگیزش ماهیت فراگیر، نافذ و گسترده مفهوم آن است. انگیزش نشان دهنده یک پدیده بسیار پیچیده است که از طرفی بر تعداد بی شماری از عوامل در محیط سازمان اثر می گذارد و خود نیز تحت تأثیر این فاکتورهای مختلف قرار می گیرد. درک عمیق این مفهوم مستلزم آن است که توجه خاصی به این پرسش شود که « علت رفتار چیست؟ »
پاسخ به این سوال ، رفتار کاری پرسنل و وقوع چنین رفتارهایی را برای یک سازمان مشخص می کند. بنابراین شناخت موضوع انگیزش برای درک کاملتری از اثرات این متغیرها در سایر فاکتورها ( مانند، شغل، سیستمهای دستمزد و پاداش) به علت ارتباط آنها با عملکرد، رضایت و … ضرورت دارد. (رحیمی نیک اعظم، ۱۳۷۴)
۲-۶-۵-۱)مکاتب فکری در مورد انگیزش:
به طور کلی می توان گفت دو مکتب اساسی اندیشه در مورد انگیزش کارکنان وجود دارد که می توان آنها را به مکاتب شناختی ( ادراکی ) و غیرشناختی تقسیم نمود. مدلهای شناختی بر این فرض مبتنی می باشد که افراد غالباً در مورد رفتار خود آگاهانه تصمیم می گیرند، بنابراین تئوریهای شناختی بر مکانیسم داخلی و چگونگی و چرایی رفتار تأکید دارند. در حالی که مدلهای غیرشناختی معتقدند که می توان رفتار را بدون شناخت فرایندهای درونی تفکر پیش بینی نمود، بنابراین این دیدگاه عمدتاً به واکنش افراد در برابر محرک محیط توجه داشته و لزومی به بررسی فرایندهای داخلی نمی بیند. از مهمترین تئوریهای شناخت می توان به تئوری تعیین هدف^[۳۴]، تئوری استناد^[۳۵]، تئوری انتظارات^[۳۶] ( ارزش- وسیله – انتظار ) و تئوری برابری یا عدالت نسبی^[۳۷] اشاره کرد.
۲-۶-۵-۱-۱)تئوری تعیین هدف:
طبق تئوری تعیین هدف، رفتار نتیجه هدفها و مقاصد خودآگاه می باشد. به عبارت دیگر تعیین هدف بر رفتار کارکنان اثر می گذارد. با قبول این فرض باید فرایندهایی را که کارکنان با بهره گرفتن از آنها هدفهای خود را تعیین و سپس در جهت دستیابی به آن فعالیت می کنند، شناخت. شکل زیر این تئوری را تشریح می نماید. (مهرانی،۱۳۷۹)
دشوار بودن هدف عبارت است از میزان نیاز به کوشش و کار مستمر و منطقی. اگر بپذیریم اشخاصی که در جهت تحقق هدف فعالیت می کنند برای دستیابی به آن بیشتر تلاش می کنند، لیکن هدف نباید آنقدر مشکل باشد که غیرقابل دستیابی به نظر برسد. برای مثال می توان به بودجه زمانی نامناسب و فشار در جهت دستیابی به آن اشاره کرد.
روشن بودن هدف بستگی به تعریف هدف از انجام کار دارد. به طور معمول صراحت به معنی بیان هدف در قالب عبارات کمی می باشد. روشن بودن هدف همواره با عملکرد و رفتار بستگی دارد.
۲-۶-۵-۱-۲)تئوری استناد :
این تئوری جدید در رفتار سازمانی با ادراک، انگیزش و رهبری ارتباط پیدا می کند. طبق این تئوری رفتار مشاهده و سپس علت ها را به آن استناد می کنیم. به عبارت دیگر تلاش می کنیم رفتار افراد را توجیه نماییم. فرایند استناد بر پایه درک واقعیت استوار است و این ادراک ممکن است تا حد زیادی از فردی به فرد دیگر تغییر کند.
همانطوری که در شکل ملاحظه می شود، ابتدا رفتار مشاهده می شود، خواه رفتار خود و یا دیگران. سپس بر اساس درجه تطابق، تداوم و تفاوت ارزیابی می شود.
تداوم: میزان تکرار رفتار مشاهده شده در موقعیتهای مختلف
تطابق: درجه تطبیق رفتار دیگران با رفتار مشاهده شده در همان موقعیت
تفاوت: درجه تطبیق یک فرد مشاهده شده در موقعیتهای متفاوت
طبق این تئوری، در انگیزش کارکنان، افراد در فرایندهای ادراک نفس به رفتار خویش می نگرند. فرد بر اساس ادراک در می یابد که رفتارش معلول عوامل خارجی بوده یا عوامل داخلی.(مهرانی، ۱۳۷۹)
۲-۶-۵-۱-۳)تئوری انتظار:
مدل شناختی دیگر تئوری انتظار می باشد که به نامهای دیگری مانند، ارزش- وسیله- انتظار و تئوری مسیر- هدف شناخته شده است. طبق این تئوری افراد به صورت اشخاص متفکر تلقی می شوند که در برابر رفتارهای جاری و آینده گزینش های آگاهانه می کنند. میزان انگیزش هر فرد به محیط کار بستگی دارد، هرقدر محیط با نیاز ها، اهداف و توقعات افراد بیشتر سازگار باشد، انگیزش نیز بیشتر خواهد شد.
(مهرانی، ۱۳۷۹)
۲-۶-۵-۱-۴)تئوری عدالت نسبی( برابری ) :
تئوری برابری در انگیزش یکی از اولین تئوری های شناختی است که رفتار را در سازمان توجیه می کند. کارکنان کمتر به رویدادهایی که در محل کارشان رخ می دهد با دید بی اعتنایی می نگرند . آنان از وقایع و افراد تأثیر می پذیرند و بر پایه ارزیابی مثبت یا منفی خود، پاسخ های ادراکی و رفتاری از خود بروز می دهند. (مهرانی، ۱۳۷۹)
این تئوری بر دو فرض اساسی استوار است : (رحیمی نیک اعظم، ۱۳۷۴)
اشخاص به فرایند ارزیابی روابط اجتماعی می پردازند. روابط اجتماعی یک فرایند تبادل تلقی می شود که در آن افراد سرمایه گذاری و مشارکت می کنند و از آن انتظار نفع دارند.
مردم تبادل را در خلأ انجام نمی دهند. در عوض موقعیت خود را با دیگران مقایسه و موازنه نسبی آن را می سنجند.
۲-۶-۶)جنبه های انگیزشی در بودجه بندی:
جنبه های کارکردی انگیزش بودجه به شرح زیر می باشد: (Edvard.deakin, 1987)
دستیابی به اهداف بودجه ای باعث تشویق کارکنان می شود.
اهداف بودجه وقتی تحقق یابند احساس مسئولیت را در کارکنان تقویت خواهند نمود.
دستیابی به اهداف بودجه موجب رفاه بیشتر کارکنان خواهد شد.